Канцелярия и архив являются структурными подразделениями института и подчиняются непосредственно отделу юридической и кадровой службы.

Основными задачами подразделений являются:

1. Организация делопроизводства в институте.

2. Обеспечение соблюдения единого порядка документационного обеспечения института, организация документооборота в соответствии с требованиями ИСО 9001:2008 (совместно с Отделом управления качеством образования).

3. Контроль за оформлением и исполнением документов, подготовкой их к передаче в архив института.

4. Прием документов на хранение.

5. Учет, обеспечение сохранности, создание электронно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

 

Отдел осуществляет свою деятельность по следующим основным направлениям.

1. Ведение делопроизводства в институте.

2. Поиск и разработка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации и улучшения делопроизводства в институте.

3. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

4. Работа по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства института.

5. Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением, составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.

6. Разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.

7. Формирование дел и их сдача на хранение в архив института.

8. Методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях института, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив института.

9. Прием, регистрация, учет, систематизация документов структурных подразделений, обработанных в соответствии с установленными требованиями.

10. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использованию информации, содержащейся в ней.

11. Работа по составлению научно-справочного, в том числе электронного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (описей, картотек, электронных каталогов, обзоров, справок, пр.).

12. Оформление по разработанным формам и (или) регистрация договоров института и дополнительных соглашений к ним.

13. Разработка положений и инструкций по организации архивного дела.

14. Оформление учетных документов (книг учета поступления и выбытия дел).

15. Подготовка к выдаче в установленном порядке дел, документов или копий документов из архива для служебного и научного использования.

16. Работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

17. Работа по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.